Czym jest i ile kosztuje system DMS?

polski-DMS

Pierwsze systemy DMS do zarządzania dokumentami powstawały w latach 80. ubiegłego stulecia. Wówczas opracowywano platformy do zarządzania dokumentami w formie papierowej. Z czasem firmy prywatne i organizacje publiczne zyskały dostęp do narzędzi obsługujących dokumenty elektroniczne jedynie w wybranych formatach. W ciągu czterech dekad systemy DMS ewoluowały do tego stopnia, że nie tylko umożliwiają obsługę dowolnego formatu pliku, ale też oferują dziesiątki innowacyjnych funkcji, bazujących na najnowocześniejszych technologiach.

System DMS – co to jest i jak działa?

System DMS (ang. Document Management System) to platforma do zarządzania dokumentami. Oprogramowanie służy firmom i organizacjom do gromadzenia, organizowania, przetwarzania i udostępniania dokumentów w formie elektronicznej, m.in. z takich źródeł jak:

  • poczta elektroniczna
  • systemy biurowe
  • wbudowane edytory plików tekstowych i HTML
  • skanery i drukarki
  • urządzenia biurowe służące do komunikacji
  • dyski stacji roboczej użytkownika lub inne nośniki informacji.

Dzięki DMS wyszukiwanie, udostępnianie i archiwizowanie dokumentów oraz ogólne zarządzanie nimi staje się łatwiejsze. System DMS działa na podstawie bazy danych, w której przechowywane są informacje o dokumentach, takie jak nazwa, opis, data utworzenia, autor, kategoria, typ pliku czy konkretne indykatory.

W bazie danych zapisywane są też informacje o użytkownikach i ich uprawnieniach do przeglądania, edycji, usuwania lub udostępniania dokumentów. Mogą oni korzystać z platformy na różnych urządzeniach i z rozmaitych miejsc na świecie.

DMS może także mieć dodatkowe funkcje, takie jak wersjonowanie dokumentów, czyli przechowywanie kilku wersji tego samego pliku. Funkcja ta umożliwia śledzenie zmian i przywracanie poprzednich wersji.

System do zarządzania dokumentami może być też wyposażony w moduły do zarządzania procesami biznesowymi związanymi z dokumentami, takimi jak weryfikacja i zatwierdzanie dokumentów lub przypisywanie ich do konkretnych projektów lub zadań. Możliwości DMS jest jednak znacznie więcej, o czym można dowiedzieć się na stronie https://flowdog.io/.

System DMS na serwerze czy na chmurze?

Rodzaje systemów DMS najczęściej klasyfikuje się według kryterium lokalizacji plików. W związku z tym narzędzia rozróżnia się zwykle na systemy DMS oparte na serwerze, tzw. server-based, oraz oparte na chmurze, tzw. cloud-based.

Serwerowy system DMS jest instalowany na lokalnej stacji roboczej podłączonej do sieci lokalnej (LAN). Oznacza to, że ​​do zarządzania dokumentacją wykorzystuje się wewnętrzne serwery i pamięć masową. Platformy tego typu najczęściej stosowane są w dużych organizacjach, które zarządzają niezwykle poufnymi danymi. Systemy DMS typu server-based są wysoce konfigurowalne, ale jednocześnie droższe i wymagające stałego wsparcia technicznego do kontroli aktualizacji.

System DMS oparty na chmurze jest hostowany zdalnie. Rozwiązanie cloud-based cieszy się większą popularnością wśród przedsiębiorców niż server-based – szczególnie w branżach wymagających szybkiej reakcji. Do zalet tego typu platformy zalicza się:

  • łatwość w implementacji
  • intuicyjną obsługę narzędzia
  • elastyczność i dostęp zdalny
  • przystępną opłatę miesięczną
  • dostęp do różnorodnych planów subskrypcyjnych
  • obsługę aktualizacji oprogramowania przez dostawcę.

Ile kosztuje system DMS?

Cena systemu DMS według analizy Business News Daily może wynosić od 15 do 200 USD za użytkownika miesięcznie. Jednak są to dane oparte na cennikach wyłącznie wybranych dostawców. Ostateczna cena zależy od tego, do ilu funkcji i modułów organizacja chce uzyskać dostęp.

Firmy oferujące system do zarządzania dokumentami w modelu SaaS, jak DMS od FlowDog, są konkurencyjne cenowo. Opłata za użytkownika jest zawsze stała, a koszt dopasowania narzędzia do danej organizacji – indywidualny. Ostateczna cena zależy od stopnia złożoności procesu, jaki będzie wdrażany u klienta, czy liczby wykorzystanych modułów. Wpływ na cenę DMS mają też takie kwestie jak wielkość pakietu pamięci (kilkaset GB czy kilka TB), zastosowanie technologii OCR czy integracja z innymi systemami oraz pakietami biurowymi.

Zaletą modelu biznesowego SaaS jest fakt, że dostawca może na bieżąco, szybko analizować potrzeby użytkowników i odpowiednio kierować rozwojem produktu w celu jego dostosowywania wraz z progresem organizacji.

Czy inwestycja w DMS jest warta swojej ceny?

Zwrot z inwestycji w system DMS można zacząć liczyć już kilka miesięcy po jego implementacji. Transformacja cyfrowa przynosi wiele korzyści. W przypadku platformy do zarządzania można łatwo to zweryfikować, licząc chociażby czas, jaki pracownicy dotychczas poświęcali na zadania związane z przechowywaniem faktur.

Załóżmy, że dział zajmujący się tą kwestią przetwarza 100 faktur dziennie. Przeznacza 3 minuty na obsługę jednego papierowego dokumentu i dodatkowo ok. 50 minut na pobranie 10 starszych faktur w celach informacyjnych. Wobec tego można wyliczyć, że czas wykonania takiego procesu to ok. 6 godzin. Skuteczny DMS skraca czas przechowywania lub pobierania dokumentu do około 30 sekund. Wobec tego organizacja może zaoszczędzić nawet 100 godzin miesięcznie.

Zauważalne zmiany można dostrzec też w kwestii poprawy jakości obsługi klienta. Gdy klient dzwoni do firmy z problemem związanym z daną fakturą, pracownik najpierw musi przejść do szafki z fakturami i przeszukać ją, a następnie oddzwonić do petenta. W przypadku korzystania z systemu DMS czas odszukiwania faktury skraca się do kilku sekund, a udzielenie klientowi odpowiedzi jest możliwe niemal od razu, łącznie z zapewnieniem go o natychmiastowym zajęciu się jego problemem.

Zauważalne efekty wprowadzenia do firmy DMS to poprawa jakości i efektywności pracy, usprawnienie procesów biznesowych, zwiększenie bezpieczeństwa, lepszy przebieg procesu sprzedaży, zniwelowanie liczby ludzkich błędów, ograniczenie kosztów materiałów eksploatacyjnych czy zminimalizowanie problemów z zagubionymi dokumentami.

ROI z wdrożenia systemu DMS może być różne i zależy od wielu czynników, takich jak rodzaj firmy, wielkość przedsiębiorstwa, rodzaj wdrożonego systemu DMS oraz liczba użytkowników. Niemniej korzyści wynikające z implementacji platformy do zarządzania dokumentami mogą przynieść zwrot z inwestycji już w ciągu kilku miesięcy.

Zostaw komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *