Zarządzanie czasem to umiejętność, która jest niezbędna do wykonywania pracy w sposób efektywny. Mnóstwo rozpraszaczy, kilka projektów czy brak chęci do pracy powodują, że ciężko jest się czasem wziąć do roboty lub określić, od czego zacząć.
Dzięki odpowiedniemu zarządzaniu czasem i planowaniu dnia, możemy zaoszczędzić nie tylko sporo czasu, ale również nerwów i pieniędzy. Z tego wpisu dowiesz się wszystkiego o wydajnym zarządzaniu czasem, co możemy zyskać, gdy odpowiednio ułożymy swój dzień pracy, a także poznasz kilka ciekawych i sposobów technik zarządzania czasem.
Zarządzanie czasem – od czego zacząć?
Osoby, które pracują w chaosie lub nie potrafią się odpowiednio zorganizować, tracą sporo czasu na wielu błahych czynnościach. Takim osobom na pewno trudno będzie w jeden dzień przestawić się i zacząć pracować w pełnej organizacji, jednak jest ona niezbędna, jeżeli chcemy by nasza praca stała się wydajniejsza.
Żeby zacząć w ogóle myśleć o zarządzaniu czasem, trzeba się do tego odpowiednio nastawić. Trzeba tego chcieć i postanowić, że będzie się dążyć do pracy w pełnej organizacji.
Zanim jednak przejdziesz do wyboru odpowiedniej metody, warto jest wiedzieć, jakie zalety niesie za sobą odpowiednie zarządzanie czasem oraz jak dokonać analizy czasu i jakości pracy.
Zalety dobrego zarządzania czasem
Odpowiednie zarządzanie czasem, to przede wszystkim:
- Szybsze osiąganie celów
- Realizacja zadań mniejszym nakładem sił
- Lepsza organizacja czasu własnej pracy
- Lepsze wyniki
- Mniej błędów popełnianych podczas wykonywania projektów
- Mniej chaosu i stresu związanego z pracą
- Większe zadowolenie z wykonywanych zajęć
- Mniejsza presja oraz nacisk na wydajność pracy
- Więcej czasu na wykonywanie najważniejszych zadań danego dnia
Zarządzanie czasem – analiza
Analiza tego, co w naszej pracy można poprawić, dzieli się na kilka etapów. Po pierwsze, należy ustalić, jakie czynniki zewnętrzne powodują, że nasza praca jest nieefektywna, a po drugie, jakie czynniki wewnętrzne odpowiedzialne są za słabą jakość pracy.
Jeżeli chodzi o czynniki zewnętrzne są to zwykle:
- rozpraszacze
- osoby przeszkadzające w wykonywaniu powierzonych zajęć
- brak priorytetów wykonywania zadań
- za mało oddelegowanych zadań
- nieprecyzyjna komunikacja
- dezorganizacja w miejscu pracy
- goniące terminy
W przypadku czynników wewnętrznych, warto zwrócić uwagę na:
- negatywnie wpływające nawyki w pracy
- obojętny stosunek do pracy lub brak motywacji
- brak priorytetów
- brak samodyscypliny
- nieumiejętność mówienia nie
- odkładanie czynności na później
- chęć posiadania wiedzy o wszystkim
- ciągły stres i pośpiech
Jeżeli jesteś pewny, że chcesz wprowadzić do swojego życia odpowiednie zarządzanie czasem i wiesz, jak przeanalizować, co do tej pory robiłeś źle, możesz przejść do wyboru odpowiedniej dla Ciebie techniki
Techniki zarządzania czasem
Istnieje mnóstwo organizacyjnych, które pozwalają zdecydowanie lepiej zarządzać swoim czasem i dniem pracy. Poniżej przedstawimy najpopularniejsze metody, dzięki którym zarządzanie czasem i wykonywanie zadań stanie się o wiele bardziej efektywne.
Zasada 80/20
Jest to jedna z prostszych, ale jednocześnie najbardziej wydajnych metod zarządzania czasem. Stworzył ją Vilfredo Pareto, który zauważył, że 80% bogactwa na świecie jest własnością 20% ludzi. Krótko później zdał sobie sprawę, że wartości te można bez problemu przełożyć na inne zmienne.
Jeśli chcemy wprowadzić zasadę Pareto do codziennej pracy, w pierwszej kolejności należy określić, jakie czynności dają najlepsze wyniki. Dzięki temu będziesz wiedział, na jakich czynnościach powinieneś się głównie skupiać, by na początku wykonywać 80% swoich rezultatów.
Wyznaczanie priorytetów ABC
Jeśli metoda Pareto jest tym, czego szukałeś, możesz ją dodatkowo rozszerzyć o wyznaczanie priorytetów. Polega to na wypisaniu wszystkich zadań i ustaleniu trzech poziomów priorytetu każdemu z nich.
- kategoria A – najważniejsze zadania, które stanowią 15% zadań, a generują 65% efektów.
- kategoria B – ważne i pilne zadania, które stanowią 20% zadań i generują 20% efektów pracy.
- kategoria C – mało istotne zadania, które stanowią 65% wszystkich zadań i dają wyłącznie 15% efektów.
Gdy już to zrobiłeś, należy jeszcze zaplanować kolejny dzień lub kilka z nich w taki sposób, aby zaczynać od zadań z kategorii A, a kończyć na tych z kat. B.
wazne Każdego dnia staraj się wykonywać 1 najważniejsze zadanie, 2 średniej wagi i do 5 najmniej ważnych.
Zasada TRZOS
Zasada TRZOS jest idealna dla osób, które chcą szybko zaplanować swój dzień i od razu przejść do działania. Polecamy stosować ją w formie papierowej.
Polega na spisaniu wszystkich zadań, terminów i ram czasowych niezbędnych do wykonania danego zadania.
- T – terminy zadań – stwórz listę zadań i określ do kiedy je zrealizujesz.
- R – ramy czasowe – wyznacz, ile czasu zajmie Ci realizacja poszczególnych zadań.
- Z – zaplanowanie rezerw czasowych – każde zadanie może być trudniejsze niż się wydaje, uwzględnij czas na odpoczynek i nieplanowane czynności.
- O – ogranicz inne działania – skup się na jednym zadaniu w danym momencie.
- S – Skontrolowanie wyników pracy – weryfikuj postępy i modyfikuj swój plan pracy.
Pracując zgodnie z zasadą TRZOS, możesz być pewny, że zarządzanie czasem stanie się o wiele prostsze niż dotychczas.
Zasada ALPEN
Inną bardzo podobną techniką do TRZOS, jest ALPEN. Sprawdzi się najefektywniej, kiedy lubisz planować krótkoterminowo. Jest bardzo popularna ze względu na swoją prostotę, skuteczność i czas przygotowania.
- A – Aufgaben, czyli zadania – określ co masz do wykonania i zapisz to.
- L – Länge schätzen, czyli oszacowanie długości wykonywania zadań – określ, ile zajmie Ci wykonanie poszczególnych zadań.
- P – Pufferzeiten einplanen, czyli przerwy – uwzględnij przerwy na regenerację i odpoczynek pomiędzy zadaniami.
- E – Entscheidungen treffen, czyli priorytety – ustal, co jest najważniejsze z danej listy zadań.
- N – Nachkontrolle , czyli kontrola i analiza – na koniec dnia podsumuj swoją pracę i określ czy wszystko udało Ci się zrealizować zgodnie z planem.
Mimo, że zasada ta jest bardzo podobna do TRZOS, różni się drobnymi detalami, które w przypadku wielu osób mają spory wpływ na jakość pracy.
Macierz Eisenhowera
Macierz Eisenhowera to jedna z bardziej zaawansowanych technik zarządzania czasem. Znana jest również jako matryca priorytetów i jest doskonałym narzędziem do priorytezacji zadań i organizacji czasu.
Dzięki tej metodzie, zdecydowanie lepiej wykorzystasz dostępny czas oraz ograniczysz jego marnowanie, a co za tym idzie zdecydowanie poprawisz swoją produktywność.
Sprawdź też zasady pisania CV.
Żeby zacząć pracować przy pomocy macierzy Eisenhowera, musisz najpierw określić jakie zadania są dla Ciebie ważne a jakie pilne. W tym celu przydatne będą pytania kontrolne dostępne poniżej.
Zadania ważne
- Czy to co mam wykonać jest ważne z punktu widzenia moich wartości i celów? Prowadzi do ich osiągnięcia?
- Co się stanie jeżeli tego nie wykonam? Czy coś stracę?
- Co się stanie jeżeli to zrealizuję? Jakie będą tego pozytywne rezultaty?
- Czy to jedyne wyjście do realizacji moich celów?
Zadania pilne
- Na kiedy ma być to zrobione? Ile czasu mi zostało?
- Jak długo będzie trwać realizacja tego zadania?
- Czy rzeczywiście jest to pilne?
- Co się stanie jak wykonam to później?
- Co zyskam, jeśli wykonam w danym czasie inne zadanie?
Każde zadanie musisz teraz umieścić w odpowiedniej ćwiartce na wykresie dostępnym poniżej.
Pilne i ważne
W pierwszej ćwiartce znajdują się zadania do wykonania samemu, jak najszybciej.
Sprawy związane z tą ćwiartką powodują ciągłe uczucie napięcia i stresu. Nie możesz skupiać się wyłącznie na tych zadaniach, ponieważ stracisz zapał do pracy, zanim zobaczysz jakieś efekty.
Jeśli większość Twoich zadań znajduje się w tej ćwiartce, powinieneś wykonywać od czasu do czasu najlżejsze zadania, czyli te zapisane w czwartej ćwiartce. Dzięki temu poczujesz chwilową ulgę i satysfakcję z wykonania prostych zadań.
Niepilne i ważne
Druga ćwiartka jest najważniejsza z perspektywy efektywnego zarządzania czasem i szukania motywacji do pracy. Jeśli większość zadań znajduje się w tej ćwiartce, zapewne zajmujesz się najpotrzebniejszymi sprawami i osiągasz bardzo dobre rezultaty.
Jeżeli zdołasz po pewnym czasie zapisać większość zadań jako ważne i niepilne, poczujesz sporą ulgę, satysfakcję i będziesz bardzo zadowolony z siebie.
Pilne i nieważne
Zadania, które znajdują się w tej ćwiartce często mylone są z pierwszą ćwiartką. Ludzie mają wrażenie, że wykonują coś bardzo ważnego, co w rzeczywistości nie ma najmniejszego sensu.
Jeśli większość Twoich zadań znajduje się w tej ćwiartce, zapewne odczuwasz frustrację, poczucie straty czasu i brak motywacji do pracy. Jeśli chcesz poradzić sobie z tym i efektywniej pracować, musisz wykonywać więcej zadań niepilnych i nieważnych, których realizacja doda Ci motywacji i zadowolenia.
Niepilne i nieważne
Czwarta ćwiartka jest bardzo ważna dla osób, które zbytnio skupiają się na trudnych zadaniach. Dzięki niej mogą odpocząć i poczuć chwilowy przypływ radości i motywacji do pracy.
Jeżeli zaś większość Twoich zadań jest położona w tym miejscu, po dłuższym czasie będziesz mógł poczuć zaniżenie własnej wartości i stratę czasu.
Żeby efektywnie pracować w oparciu o Macierz Einsenhowera, należy:
- Wykonać listę wszystkich spraw, którymi musisz się zająć
- Określić ważność i pilność tych zadań
- Przydzielić poszczególne zadania do macierzy
- Ustalić jaki priorytet nadasz poszczególnym zadaniom
- Przejdź do działania
Kluczem do wydajnej pracy według tej zasady, jest umiejętne określanie pilności i ważności zadań oraz dążenie do posiadania jak największej ich ilości w drugiej ćwiartce.
Zasada Parkinsona
Według zasady Parkinsona, ile czasu da się sobie lub innej osobie na wykonanie danej czynności, tyle ona zajmie (pod warunkiem że możliwe jest wykonanie jej w danym czasie).
Jeśli przykładowo wyznaczymy 3 h na wykonanie zadania, które da się wykonać w 2 h, większość ludzi wykona je w 3 h, ponieważ mózg automatycznie rozkłada czas w taki sposób, aby mieć zajęcie przez cały wyznaczony czas.
Zasada Parkinsona będzie bardzo przydatna dla osób, które posiadają cechy osobowości przez które zawsze wykonują wszystko na ostatni moment i chcą to zmienić.
Nie musisz układać tu żadnego planu, ani tworzyć listy zadań. Wystarczy, że dane zadanie będziesz wykonywać w czasie krótszym niż ten który określiłeś. Jeżeli np. dasz sobie 2 h na wykonanie czegoś, postaraj się to zrobić w 1,5h.
10 sprawdzonych sposobów na efektywne zarządzanie czasem
Dla każdej osoby skuteczne metody zarządzania czasem będą inne. Jedni wolą krótkoterminowe planowanie, inni zdecydowanie lepiej czują się planując tydzień do przodu.
Musisz sporo kombinować i eksperymentować, by znaleźć optymalny sposób, dzięki któremu zarządzanie czasem stanie się dla Ciebie pestką.
1. Planuj i ustalaj priorytety
Rozpisywanie zadań i ustalanie ich priorytetów to jedna z najczęściej powtarzających się czynności w wielu metodach zarządzania czasem.
Na początek wystarczy, że zaplanujesz co powinno być pierwszą, ostatnią oraz najważniejszą rzeczą wykonaną w ciągu dnia. Dzięki temu będziesz mógł od razu przejść do działania i bez zastanawiania się wykonasz to, co jest najbardziej istotne.
2. Sprawdź co zabiera Ci najwięcej czasu
Efektywne zarządzanie czasem to także analiza tego, na co tracimy czas i jakie czynności zabierają go najwięcej. Przeznacz tydzień lub dwa na zbadanie tego, na jakie czynności przeznaczasz swój czas. Zapisuj nawet najdrobniejsze czynności nie zapominając o dopisywaniu ile czasu na nie poświęcasz.
Dzięki temu zrozumiesz co w ciągu Twojego dnia nie jest potrzebne i na czym będziesz mógł bardziej się skupić. Zobaczysz też, które czynności doprowadziły do konkretnych efektów, a które z nich były zupełnie nieproduktywne.
3. Ustalaj drobne cele i weryfikuj ich osiągnięcie
Przed rozpoczęciem dłuższych zadań, które trwają kilka godzin lub dni, stwórz listę celów do ich realizacji. Dzięki niej motywacja podczas pracy będzie rosnąć, a nie maleć, a dodatkowo w prostszy sposób określisz efekt końcowy wykonanych prac.
Po zakończeniu zadania zweryfikuj, czy udało Ci się wszystko zrealizować, a jeśli nie, przeanalizuj, dlaczego się tak stało.
4. Poznaj samego siebie
Wydajna praca nie jest też możliwa, gdy nie znamy swoich możliwości. Jeden skutecznie pracuje od godziny 9 rano do 12, inny od 11 do 14. Znajdź czas, w którym jesteś najbardziej pobudzony i produktywny. Warto jest poznać swoje mocne i słabe strony, dzięki czemu praca stanie się o wiele łatwiejsza.
Najtrudniejsze zadania próbuj realizować w tym czasie, w którym czujesz, że jest dla Ciebie najlepszy.
5. Skup się nad wykonywanym zadaniem
Pracując w biurze wielokrotnie znajdziesz się w sytuacji, w której ktoś poprosi Cię o pomoc. Zanim przerwiesz swoją pracę i ruszysz komuś do pomocy, zastanów się, czy jest to sytuacja awaryjna i czy Twoja reakcja jest niezbędna natychmiast.
W większości przypadków problemy mogą poczekać aż skończysz pracę nad aktualnym zadaniem.
6. Nie realizuj zbyt wielu zadań jednocześnie
Robiąc wiele rzeczy naraz, trudno jest się skupić, a co najważniejsze zrealizować jedne z nich do końca. Pracując nad wieloma projektami jednocześnie, umysł przeskakuje myślami z zadania na zadanie, przez co tracimy sporo energii.
Wykonując jakąkolwiek pracę, postaraj się skupić wyłącznie na jednym zadaniu i dopiero gdy je skończysz lub staniesz w martwym punkcie, przejdź do kolejnego.
7. Pozwól sobie pracować powoli
Śpiesz się powoli, czyli pracuj we własnym tempie. Wielokrotnie będzie to trudne, bo zbliżające się deadline\’y i szef stojący nad głową nas pospieszają, jednak nie daj się zapędzić w niekończący się krąg pracy w pośpiechu.
8. Walcz z bałaganem
Zorganizuj swoje miejsce pracy. Mowa tu zarówno o biurku i otoczeniu, jak i komputerze, na którym pracujesz. Warto czasem poświęcić kilka godzin na uporządkowanie dokumentów i plików, dzięki czemu w przyszłości zaoszczędzimy o wiele więcej czasu, a jeszcze więcej nerwów.
9. Deleguj zadania innym
Nie każdy może sobie pozwolić na delegowanie zadań innym pracownikom, jednak jeśli masz taką możliwość, staraj się to robić. Zwłaszcza gdy wiesz, że ktoś zrobi to od Ciebie szybciej i lepiej.
10. Usuń rozpraszacze
Podczas pracy pozbądź się wszelkich niepotrzebnych gadżetów, powiadomień i spraw, które mogą odciągnąć Twoją uwagę od pracy. Mogą to być:
- powiadomienia ze smartfona
- telefon
- odczytywanie e-maili
- praca nad nagłym olśnieniem
Ciągłe skupienie nad czymś, co nie przyniesie żadnej korzyści w pracy wyłącznie męczy umysł i zabiera motywację do pracy.
Jeśli uważasz, że artykuł był przydatny lub znalazłeś w nim jakiś błąd, daj nam znać w sekcji komentarzy lub napisz do nas przy pomocy zakładki Kontakt.
