Dobra organizacja czasu to podstawa, jeżeli chcesz, by Twoja praca była skuteczna i efektywna. Jak się jednak zorganizować, gdy na głowie mamy zbyt wiele, a nowych zadań wciąż przybywa? Jest na to sposób, a nawet kilka 🙂
W tym artykule przedstawiliśmy najlepsze metody organizacji czasu, sprawdzone sposoby, które pozwolą Ci w prosty sposób zarządzać i planować najważniejsze zadania, a także narzędzia, dzięki którym planowanie i organizacja czasu stanie się znacznie prostsza.
Organizacja czasu — jak to wygląda?
Organizacja czasu to umiejętność, która jest w dzisiejszym świecie bardzo potrzebna, a bardzo rzadko widzi się osoby, które rzeczywiście wszystko mają poukładane. Nic w tym dziwnego, w końcu większość ludzi ma tyle na głowie, że nie potrafi znaleźć swojego czasu, w którym mogliby zaplanować ważne czynności do wykonania.
Dlaczego zarządzanie czasem jest takie trudne?
- Ciągle przybywające nowe zadania
- Chęć odpoczynku od natłoku zadań powoduje oderwanie od planu
- Ustalanie naszego planu pracy przez innych demotywuje nas
- Końca nie widać — prowadząc plan widzimy ile jeszcze przed nami
- Żeby zarządzać swoim czasem trzeba poświęcić na to czas, a ten jest dziś drogocenny
Mimo że wiele osób uważa, że dobrze zarządzają swoim czasem, w rzeczywistości potrafią planować jedynie krótkofalowo, zadania, które nie są specjalnie wymagające.
Tworząc plan dnia i organizując swój czas, warto trzymać się ściśle określonych zasad, dzięki którym wszystko będziemy trzymać w ryzach, w jednym miejscu. Poniżej znajdziesz omówione zasady, sztuczki i narzędzia, które wniosą Twoją organizację czasu na zupełnie nowy poziom.
Jak organizować się na co dzień?
Tworzenie planów pracy i organizacja czasu z jednej strony jest czasochłonna, ale z drugiej, pozwala sporo tego czasu zaoszczędzić. Lepiej jest raz na tydzień poświęcić godzinę i ułożyć sobie wszystko od A do Z, by następnie móc bez przeszkód pracować, niż codziennie zastanawiać się czym moglibyśmy się zająć.
Jeśli chciałbyś poprawić swoją organizację czasu, zapoznaj się z poniższymi poradami, które w znacznym stopniu poprawią Twoje planowanie i samodyscyplinę.
Zapisuj nawet najmniejsze myśli
Każdy, ale to każdy pomysł może okazać się genialny, gdy dokładnie go przeanalizujemy. W ciągu dnia możemy mieć takich pomysłów setki, ale nie zapisując ich, po prostu przelatują przez naszą głowę.
Jeśli chcesz poprawić swoją dyscyplinę, zapisywanie wszystkiego co przyjdzie Ci do głowy jest bardzo dobrym pomysłem.
Warto też zapisywać wszystkie sprawy, które mamy wykonać: wykonanie telefonu, napisanie maila, wysłanie paczki, odebranie wiadomości itp. to wszystko również warto jest notować.
Dzięki takim notatkom Twoja praca stanie się bardziej przejrzysta, a dodatkowo zawsze będziesz miał pod ręką listę, na której zanotowane jest wszystko, co powinieneś wykonać.
Jeśli zadanie zajmuje chwilę — wykonuj je od razu
Jak w przypadku każdej reguły, tak również w przypadku notowania wszystkiego, znajduje się wyjątek, który pozwala nam nie notować każdej informacji.
Jeśli jesteś w stanie wykonać daną czynność od razu lub nie zajmuje ona dłużej niż 2-5 minut, nie zastanawiaj się, tylko ją zrób.
Takie podejście jest sporą oszczędnością czasu, a dodatkowo daje sporo satysfakcji. Zamiast zastanawiać się, po prostu działaj.
1 dzień = 1 ważne zadanie
Praktycznie zawsze znajdą się zadania, które są znacznie bardziej wymagające od pozostałych. Nie warto jest wykonywać kilku takich zadań pod rząd, ponieważ nasza efektywność znacznie spada (chyba że mamy nagły napływ motywacji).
Tworząc plan pracy postaraj się nie wpisywać w swój dzień zbyt wielu trudnych zadań. Jedno wymagające plus 3-5 mniejszych zadań sprawi, że Twój dzień będzie wykorzystany efektywnie, a Ty nie zmęczysz się swoją pracą.
Daj sobie prawo do odpoczynku
W każdej pracy jak i w domu zdarzają się momenty, w których mamy wszystkiego dosyć. Nie mamy siły, chęci, motywacji, warto wtedy zrobić przerwę i całkowicie oderwać się od środowiska, które nas zmęczyło.
Możesz wtedy zająć się pomniejszymi sprawami lub jeśli pracujesz w domu, po prostu wziąć dzień wolny. Zajmij swój czas czymś kreatywnym lub aktywnym, ale w żaden sposób niepowiązanym z pracą.
Dla niektórych wystarczy kilka godzin takiej przerwy, dla innych jeden lub dwa dni będą w sam raz. Niezależnie od tego ile czasu potrzebujesz, pamiętaj, by nie udawać, że pracujesz, tylko odpoczywaj.
Planowanie dużych projektów
Długofalowa organizacja czasu należy do najbardziej zaawansowanych sposobów zarządzania czasem.
Od razu zaznaczamy, że takie planowanie w praktycznie 100% nigdy się nie sprawdza, ponieważ po drodze do celu spotkać można wiele trudności i zadań, które wybiją nas z początkowo ustalonego rytmu.
Organizacja czasu pracy może skutecznie zapobiec prokrastynacji.
Zdecydowanie lepszym pomysłem od długofalowego planowania, jest rozkładanie dużych zadań na kilka mniejszych i dawanie w każdym kroku marginesu błędu. Takie podejście ma znacznie wyższe prawdopodobieństwo powodzenia, ponieważ widząc małe zadanie do wykonania, które skończymy jeszcze dziś mamy znacznie wyższą motywację do pracy, niż widząc cel, który zostanie ukończony za miesiąc lub dwa.
Przydatne narzędzia do planowania i organizacji czasu
Jeśli chcesz efektywnie organizować swój czas pracy, bardzo przydatne mogą okazać się pewne przedmioty i narzędzia, dzięki którym to zadanie stanie się znacznie prostsze.
Poniżej znajdziesz listę kilku narzędzi / rzeczy, które znacznie ułatwią organizację czasu.
Zeszyt / kalendarz
To całkowita podstawa, jeżeli mowa o dobrej organizacji czasu. Bez jakiegokolwiek notatnika, planowanie czy notowanie jest praktycznie niemożliwe. Jeśli chcesz uporządkować swoją pracę i pamiętać o wszystkim, musisz się w jakikolwiek notes uzbroić.
To, jak będziesz prowadzić zeszyt z notatkami zależy od Ciebie. Jeśli notujesz naprawdę dużo, jedna strona na jeden dzień powinna być jak najbardziej OK. Jeśli natomiast notujesz tylko niektóre sprawy, wtedy powinieneś podzielić każdą stronę na kilka sekcji, z czego każda odpowiadać będzie innemu priorytetowi zadania.
Dodatkowo możesz prowadzić kalendarz online, w dzięki któremu nie zapomnisz o nadchodzących spotkaniach, czy ważnych zadaniach do wykonania.
Listy zadań
Systematyczne notowanie i planowanie działań nie jest możliwe bez zapisanych czynności do wykonania. Praktycznie zawsze planując z pamięci pominiesz jakieś zadanie do wykonania, które potem rozbije Twój plan.
Zorganizowana praca = wydajna praca.
Musisz więc równolegle do notatnika, prowadzić listę zadań do wykonania. Jak już wcześniej pisaliśmy, najlepiej, jeżeli takie listy będziesz przygotowywać na bieżąco. To znaczy, od razu po otrzymaniu nowego zadania lub przypomnieniu o czymś, zapisujemy je.
1 naprawdę wymagające zadanie na 1 dzień + 3-5 pomniejszych zadań sprawi, że nasza praca będzie efektywna, a my się przy tym zbytnio nie przemęczymy.
Metoda Pomodoro
Technika Pomodoro to metoda zarządzania czasem. Polega ona na pracy w interwałach – 25 min pracy, 5 min przerwy. Po 4 pełnych cyklach zrób sobie przerwę 15-30-minutową i powtórz cały proces od nowa.
Dzięki tej metodzie Twoja mobilność psychiczna, efektywność i motywacja znacznie wzrośnie, co przełoży się bezpośrednio na dokładniej i szybciej wykonywaną pracę.
Dodatkowe narzędzia
Oprócz całkiem oczywistych narzędzi, które możesz znaleźć powyżej, warto także korzystać z innych, które również pomagają zachować odpowiednią organizację czasu i pracy.
Aplikacje dźwiękowe
Praca w słuchawkach dla wielu osób jest o wiele przyjemniejsza od standardowej, w której dźwięki nas rozpraszają. Warto jest znaleźć spokojne utwory muzyczne lub aplikacje generujące szum fal, dźwięk deszczu, pociągu lub kawiarni, które pozytywnie wpłyną na nasze skupienie. Zależeć to będzie od Twoich cech charakteru i tego, w jakim otoczeniu lubisz pracować.
Timery
Jeżeli metoda Pomodoro nie jest dla Ciebie, powinieneś stworzyć własną technikę operowania czasem w której będziesz pracował przez określoną ilość minut. Dzięki niej (o ile trzymasz się określonych zasad) będziesz mieć większą motywację do pracy i stanie się ona bardziej wydajna.
Podsumowanie
Minimalistyczna organizacja czasu może sprawić, że Twoja praca stanie się nie tylko bardziej efektywna, ale też znacznie przyjemniejsza. Ludzie z natury posiadają znacznie wyższą motywację, gdy wiedzą, co i kiedy zrobić.
Prowadząc notatnik swojego czasu i notując zadania do wykonania możesz oszczędzić nawet kilka minut dziennie. W przeliczeniu dziennym nie jest to dużo, jednak w ciągu miesiąca możemy dzięki niemu oszczędzić od 1 do 3 godzin.
Jeśli chcesz by Twoje życie stało się bardziej ułożone:
- Zaopatrz się w zeszyt lub kalendarz
- Zapisuj wszystko, o czym przypomnisz i prowadź listy zadań
- Od razu wykonuj zadania, które nie wymagają dużo czasu
- Daj sobie prawo do odpoczynku
- Nie planuj długoterminowo
- Znajdź swój własny sposób efektywnej organizacji czasu
Jeżeli uważasz, że powyższy artykuł jest przydatny, znalazłeś w nim błąd lub masz jakieś wątpliwości, daj nam znać w sekcji komentarzy. Podpowiemy lub odpowiemy na wszystkie (nawet najgłupsze) pytania 🙂
